04.06.2021
Hybride Veranstaltungen in Kassel:
Unsere Tipps für Ihren Erfolg
Hybride Veranstaltungen werden immer beliebter. Denn sie passen perfekt in unsere Zeit und erfreuen sich dank immer besserer Technologien zunehmender Akzeptanz. Gleichzeitig eignen sie sich hervorragend dafür, hohe Reichweiten zu erzielen – denn an einem hybriden Event kann man praktisch überall auf der Welt online teilnehmen. Innovative Networking-Tools und virtuelle Erlebniswelten sorgen außerdem für einen ganz neuen, digitalen Charakter von Kongressen, Seminaren, Tagungen und Workshops.
Doch worauf müssen Sie bei der Planung hybrider Events achten? Das Kassel Convention Bureau unterstützt Sie mit seiner Erfahrung gerne. Einige hilfreiche Tipps haben wir in der nachfolgenden Checkliste schon mal für Sie zusammengefasst. Für weitere Details nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf: Rufen Sie uns jetzt an!
Der Mehrwert hybrider Veranstaltungen
- Hybride Events schaffen die ideale Verbindung zwischen virtueller und realer Welt
- Vergrößerung des Teilnehmer*innen-Radius – höhere Reichweiten helfen, neue Zielgruppen und Märkte zu erschließen
- Speaker*innen aus der ganzen Welt können unkompliziert zugeschaltet werden
- Die Inhalte können nachhaltig on demand abgerufen werden – auch nach dem Event
Alle Themen im Überblick
- Entscheidend ist das Team
- Der Veranstaltungsort
- Der Faktor Zeit
- Die Dramaturgie der Veranstaltung
- Das Einladungs- und Zugangsmanagement
- Kommunikation ist alles!
- Teilnehmer*innenbindung
- Event-Packages und Rahmenprogramme für virtuelle Teilnehmer*innen
- Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung
- Fragen Sie nach!
Die 10 KCB-Tipps für
hybride Veranstaltungen in Kassel
1. Entscheidend ist das Team
Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihre hybride Veranstaltung sind Dienstleister mit Erfahrung, die Sie bereits in der konzeptionellen Phase unterstützen. Kassel ist hierfür bestens aufgestellt – denn wir verfügen über ein umfassendes Netzwerk kompetenter Servicepartner. Wählen Sie zwischen einer Full-Service-Agentur mit dem Know-how, Sie bei der Konzeption, Durchführung und Nachbereitung zu unterstützen oder einem Technikanbieter, der ausschließlich die technische Umsetzung übernimmt und beispielsweise eine sichere, qualitativ hochwertige Übertragung des Livestreamings gewährleistet.
2. Der Veranstaltungsort
Bei einer hybriden Veranstaltung wird die Online-Teilnahme in einer virtuellen Erlebniswelt mit dem realen Event in einer Location vor Ort verknüpft. Hierfür können Sie in Kassel aus einer Vielzahl großartiger Veranstaltungsorte wählen!
„Wir sind online!“
Um die Präsenzveranstaltung nahtlos mit der virtuellen Welt zu verbinden, stehen Ihnen ebenfalls unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:
- Eventpage: Zugang der virtuellen Teilnehmer*innen per Link auf eine Veranstaltungs-Website – bspw. ein separater Bereich auf Ihrer Unternehmens-Website
- Eventplattform – separate, eigens gestaltete Website für Ihre hybride Veranstaltung
- Virtueller Veranstaltungsort: „Digitaler Zwilling“ der Eventlocation, in der die Präsenzveranstaltung stattfindet, oder virtuelles „Gebäude“ – auf Wunsch auch mit Nutzung von Avataren
Unser Tipp für den virtuellen Teil Ihres Hybridevents
Ein ansprechendes Layout und die passende Gestaltung aller digitalen Komponenten erhöht die Teilnehmerzufriedenheit – wer sich wohlfühlt, bleibt! Wir vernetzen Sie gerne mit qualifizierten Kooperationspartnern in Kassel, die für Sie eine maßgeschneiderte virtuelle Eventumgebung erschaffen!
3. Der Faktor Zeit
Planen Sie ausreichend Zeit für die Vorbereitung ein! Bei hybriden Events stehen Sie vor der Herausforderung, zwei Teilnehmergruppen zu begeistern – daher brauchen Sie auch zwei Regiepläne. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für Proben und binden Sie so früh wie möglich Moderator*innen, Referenten*innen, Aussteller*innen und weitere Akteur*innen mit ein!
4. Die Dramaturgie der Veranstaltung
Die zentrale Frage ist: Wie erreicht man gleichermaßen die virtuellen Teilnehmer*innen und die Teilnehmenden vor Ort? Emotionalisierung ist hier ein wichtiges Stichwort!
Erfahrene Moderator*innen geben Ihrer Veranstaltung ein Gesicht und binden sowohl die Akteur*innen als auch die Eventteilnehmer*innen aktiv mit ein. Eventuell ist es hilfreich, zwei Moderator*innen einzusetzen, um die digitalen und vor Ort anwesenden Teilnehmer*innen gezielt anzusprechen.
Die zentralen Fragen:
- Welche Veranstaltungsart wird abgebildet? (Kongress, Tagung, Seminar etc.)
- Was ist das Herzstück/der Kern/das Ziel der Veranstaltung? (z. B. Vorträge, Podiumsdiskussion, interaktives Veranstaltungsformat)
- Welche Zielgruppe wird angesprochen?
5. Das Einladungs- und Zugangsmanagement
Für die Online-Teilnehmer
Ein gut organisiertes Einladungsmanagement mit einer schrittweisen Anleitung – von der Online-Anmeldung bis hin zum Log-in am Tag des Events – führt zu einer erfolgreichen Teilnehmer*innen-Quote. Hier zahlen sich Ihre Basisplanung und die Zusammenarbeit mit erfahrenen Technikpartner*innen aus.
Ein gut erklärter Onboarding-Prozess erleichtert zudem die Überwindung technischer Hürden. Achten Sie auf eine nutzerfreundliche Handhabung, denn es werden immer Teilnehmer*innen dabei sein, die den Umgang mit der Technik noch erlernen. Halten Sie das technische Setup daher am besten so einfach wie möglich!
Für die Teilnehmer vor Ort
Solange Präsenzveranstaltungen noch unter Pandemie-Bedingungen stattfinden, ist ein durchdachtes Teilnehmermanagement unverzichtbar. Dies sollte idealerweise bereits bei der Auswahl und Einladung der Besucher beginnen. Auch die Eventlocation selbst muss die Umsetzung der behördlichen Anforderungen ermöglichen – beispielsweise durch Hygienemaßnahmen und eine gezielte Steuerung der Besucherströme.
6. Kommunikation ist alles!
Ein fortlaufender Abstimmungsprozess zwischen allen Beteiligten, wie
- Veranstaltungs-Projektleitung,
- Technische Projektleitung, Bildtechnik, Tontechnik, Regie, IT-Technik und Lichttechnik und
- Moderator*in, Teilnehmer*innen, Künstler*innen und Experten*innen,
führt zu einer erfolgreichen Veranstaltung, bei der eine Symbiose zwischen digitaler und realer Welt entsteht.
7. Teilnehmer*innenbindung
Eine gute und ausgewogene Zeitplanung verhindert, dass Teilnehmende aus der Veranstaltung aussteigen. Schaffen Sie Möglichkeiten, die Teilnehmer*innen aktiv in die Veranstaltung einzubinden. Geben Sie ihnen am besten gleich mehrere Gründe, zu bleiben:
- Matchmaking zwischen Veranstaltungsteilnehmern (online-online, online-Präsenz), z. B. mit Hilfe von Breakout-Räumen.
- Verwenden Sie eine Event-App, die von beiden Teilnehmergruppen gleichermaßen verwendet werden kann und sie miteinander vernetzt.
- Fördern Sie die Kommunikation durch Gamification, Chatfunktionen, Quizze und Umfragen.
- Eine Mediawall mit Schnappschüssen von allen Teilnehmer*innen bringt beide Welten zusammen.
- Einbindung von Aussteller*innen und Sponsoren*innen (vor Ort und virtuell).
- Bereiten Sie den Online-Teilnehmer*innen eine Freude, indem Sie ihnen ein Event-Package mit Kassel-Flair zusenden. Gerne stellen wir maßgeschneiderte Pakete für Sie zusammen und übernehmen den Versand. Einen Überblick über unsere attraktiven Kassel-Produkte finden Sie in unserem Shop!
8. Pausen- und Rahmenprogramme für virtuelle Teilnehmer*innen
Begeistern Sie die Online-Teilnehmer*innen mit einer attraktiven Pausengestaltung und digitalen Rahmenprogrammen. So stärken Sie die Bindung der Teilnehmenden an das Event und fördern gleichzeitig die Vernetzung. Gerne beraten wir Sie hierzu individuell und organisieren ein attraktives digitales Begleitprogramm – einige Beispiele hierfür:
- Virtuelles Kochevent mit einem Koch aus Kassel
Die virtuellen Teilnehmer*innen erhalten eine Kochbox mit allen Zutaten und dem Rezept. Gekocht wird gemeinsam unter Anleitung eines renommierten Kochs aus Kassel. - Virtuelle Cocktailschule mit einem professionellen Barkeeper aus Kassel
Die virtuellen Teilnehmer*innen erhalten alle Zutaten vorab in einer Cocktailbox und werden von einem professionellen Barkeeper aus Kassel angeleitet. Damit steht einem virtuellen Teamabend nichts mehr im Wege. - Virtuelle Tour durch Kassel (in den Pausen)
Ein bisschen wie dabei sein fühlt es sich an, wenn LenzEvents mit den Teilnehmer*innen auf eine virtuelle Kasseltour geht und an einem langen Kongresstag für unterhaltsame Abwechslung vor dem Rechner oder Tablet sorgt! - Gemeinsam genießen
Authentischer Eventgenuss der kulinarischen Art: In Zusammenarbeit mit einem renommierten Kasseler Gastonomen bieten wir Ihnen die Möglichkeit, ihr „Carepaket“ für die digitalen Teilnehmer um einen ganz besonderen Leckerbissen zu ergänzen: Auf Wunsch senden wir diesen per Post genau das Menü, das Sie auch Ihren Teilnehmern vor Ort servieren – hygienisch verpackt und einfach zum Aufwärmen!
Einen Überblick über unsere attraktiven Kassel-Produkte finden Sie in unserem Shop-Bereich!
9. Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung
Nutzen Sie Reporting-Tools wie Feedback-Umfragen und Tracking, um das Nutzerverhalten auszuwerten und ggf. bereits während der Veranstaltung zu reagieren.
10. Fragen Sie nach!
Hybride Veranstaltungen sind neu, unglaublich vielfältig und bieten jede Menge Spielraum für die individuelle Umsetzung Ihrer Ideen. Kein Wunder, dass man hier leicht den Überblick verlieren kann. Wir, das Kassel Convention Bureau, bieten Beratung, Unterstützung und Vernetzung zu den richtigen Servicepartnern an.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage – telefonisch unter +49 561 7077-03 oder per E-Mail an convention.bureau@kassel-marketing.de